راهکار کاهش هزینه مدیریت قبوض شرکت‌ها و سازمان‌‌ها – مالیات بر ارزش افزوده قبوض

شاید شما هم از دسته افرادی باشید که بعد از اجرایی شدن طرح قبض سبز برای پرداخت قبوض خدماتی با مشکل روبرو شدید. اما حتی قبل از اجرای این طرح، شرکت‌ها و سازمان‌های زیادی برای پرداخت قبوض خود دچار مشکل بودند. جمع‌آوری و پرداخت قبوض شرکت و طی کردن روال‌های ثبت سند حسابداری قبوض شرکت یا سازمانی که در نقاط مختلف یک شهر یا حتی کشور، ساختمان‌ها و مراکز متعددی دارند به یک سردرد وحشتناک برای مدیران این مجموعه‌ها تبدیل شده است. این دغدغه با اجرایی شدن طرح قبض سبز بیشتر از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرده است.

بسیاری از مجموعه‌ها برای مدیریت کردن قبوض شرکت یا سازمان خود اقدام به استخدام چندین حسابدار و کارپرداز می‌کنند که در برخی موارد این افراد تنها وظیفه جمع‌آوری قبوض خدماتی در طول ماه و پرداخت آن‌ها را دارند. اما این کار هم نتوانسته تمامی مشکلات این مجموعه‌ها را بر طرف کند چرا که سخت‌ترین و پیچیده‌ترین مرحله مدیریت قبوض، پس از پرداخت است. محاسبه مالیات بر ارزش افزوده قبوض و جمع‌آوری نسخه‌های پرینت شده قبوض برای ثبت در سرفصل‌های هزینه در اسناد حسابداری از جمله مواردی است که باعث ایجاد حجم کاری بسیار بالا برای واحدهای مالی شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌شود. اینجاست که قبضینو سازمانی در کنار مدیران سازمان‌ها و شرکت‌هاست تا به بهترین نحو ممکن قبوض خود را مدیریت کنند و هزینه‌های خود را کاهش دهند. 

اهمیت مدیریت قبوض در سازمان‌ها

مدیر یک سازمان، چه کوچک و چه بزرگ به خوبی از اهمیت نظم و مدیریت درست تمامی بخش‌ها آگاه است. از نحوه اجرای فرآیندهای سازمان تا ارتباط میان افراد و حتی امور خارج از محیط سازمان همگی نیازمند برنامه ریزی صحیح و کارآمد است. یکی از مهم‌ترین بخش‌های یک سازمان، بخش حسابداری و امور مربوط به آن است. از پرداخت حقوق کارکنان تا ثبت گزارش‌ها و رسیدگی به حساب‌های شرکت، همگی از جمله وظایف حسابدار شرکت هستند. 

به عنوان مدیر یک سازمان حتما تا کنون با پرداخت قبوض و مشکلات آن سروکار داشتید. هر چقدر یک سازمان بزرگ‌تر باشد، رسیدگی به امور آن نیز مشکل‌تر و وقت‌گیرتر می‌شود. استعلام و پرداخت قبوض، ثبت مالیات بر ارزش افزوده قبوض، ثبت گزارش‌های فصلی، دسترسی به قبوض دوره‌های قبل، ثبت سابقه پرداخت قبوض و ده‌ها مورد دیگر همگی از جمله نیازهای مهم یک سازمان برای سازماندهی و مدیریت بهتر است.

جدا از این موارد، هزینه رسیدگی به این امور نیز خود بحثی جدا و مفصل است که شاید در مواردی سبب ایجاد نگرانی برای مدیران سازمان شود و حتی مشکلاتی را به دنیال داشته باشد. 

قبل از ارائه راهکار برای حل این مشکل بهتر است نگاه دقیق‌تری به مدیریت قبوض و هزینه آن برای یک سازمان یا شرکت داشته باشیم و جنبه‌های مختلف این موضوع را بیشتر بررسی کنیم. 

مدیران برای مدیریت قبوض شرکت خود چقدر هزینه می‌کنند؟

با یک دو دوتا چهارتای ساده متوجه می‌شویم یک مدیر برای قبوض شرکت یا سازمان خود چه هزینه‌هایی را باید پرداخت نماید. هزینه حقوق و مزایای کارمندانی که صرفاً وظیفه سر و سامان دادن به قبوض شرکت را دارند، هزینه نفر-ساعتی که از مدیران ارشد مالی صرف بررسی این اسناد می‌شود و بسیاری از موارد دیگر سبب سوخت شدن مالیات بر ارزش افزوده قبوض (به دلیل پیچیده‌بودن محاسبات) می‌شود و مدیران ترجیح می‌دهند از محاسبه آن صرف نظر کنند.

یک مدیر برای مدیریت 2000 قبض شرکت خود چه میزان باید هزینه نماید؟

به عنوان مثال، شرکتی را که با در نظر گرفتن تمامی ساختمان‌ها و زیرساخت‌ها می‌بایست ماهانه چیزی نزدیک به 2000 قبض را پرداخت نماید در نظر بگیریم. می‌خواهیم یک محاسبه ساده انجام دهیم که چنین شرکتی فارغ از هزینه‌ای که صرف پرداخت قبوض می‌کند چه میزان هزینه باید برای مدیریت آن‌ها صرف نماید. برای ساده‌تر شدن کار فرض می‌کنیم که تمامی قبوض این شرکت مربوط به یک استان باشد.

در خوش بینانه‌ترین حالت ممکن، 2 کارمند به صورت تمام‌وقت باید کار کنند تا بتوانند ماهانه 2000 قبض را جمع‌آوری و پرداخت نمایند و اسناد مورد نیاز برای ثبت در سرفص‌های هزینه را آماده نمایند و این وقتی است که مدیر قید محاسبه مالیات بر ارزش افزوده قبوض را زده باشد.

 ماهانه حدود 40 نفر ساعت نیز از زمان مدیران ارشد مالی گرفته خواهد شد تا صحت این اسناد را تایید نمایند.

با فرض اینکه هر کارمنه با نقش کارپرداز قبض، حداقل حقوق مصوب توسط وزارت کار را دریافت نماید، شرکت ماهانه 5 میلیون تومان باید هزینه حقوق 2 کارمند نماید که با پرداخت سهم بیمه، سنوات و … شرکت باید ماهانه رقمی حدود 7.4 میلیون تومان برای این دو کارمند هزینه نماید.

حال اگر ارزش هر نفر ساعت یک مدیر ارشد را با احتساب حق بیمه، سنوات و … را حدود 50 هزار تومان در نظر بگیریم، رقمی حدود 2 میلیون تومان هم هزینه مدیران ارشد مالی در ماه می‌شود.

با جمع دو عدد بالا ماهیانه رقمی در حدود 9.4 میلیون تومان صرفاً هزینه نیروی انسانی لازم جهت این موضوع می‌شود و این یعنی سالانه رقمی در حدود 113 میلیون تومان!

لازم به ذکر است که این عدد بدون در نظر گرفتن تمامی هزینه‌هایی است که صرف رفت و آمد به ادارات مربوطه جهت دریافت قبوض و هزینه‌هایی است که جهت تجهیزات فیزیکی برای مدیریت قبوض خدماتی می‌شود.

سود حاصل از محاسبه مالیات بر ارزش افزوده قبوض برای شرکت‌ها چقدر است؟

بهتر است برای این مورد هم مثال قبل را در نظر بگیریم، شرکتی که 2000 قبض دارد و مبلغ هر قبض به طور میانگین رقمی حدود 100 هزار تومان باشد یعنی ماهانه عددی در حدود 200 میلیون تومان هزینه قبوض است. با در نظر گرفتن یک بازه عددی متوسط، ماهانه در حدود 3 تا 6 میلیون تومان به طور متوسط به عنوان مالیات بر ارزش افزوده برای قبوض در نظر گرفته می‌شود که در سال عددی بین 36 تا 72 میلیون تومان خواهد شد. عددی که باید به حساب شرکت برگردد اما در بسیاری از موارد شرکت‌ها به دلیل اینکه نمی‌توانند به راحتی این عدد را محاسبه نمایند، عطایش را به لقایش می‌بخشند.

آیا راهکاری برای کاهش هزینه‌ها در بخش مدیریت قبوض شرکت وجود دارد؟

شاید پیدا کردن راه‌حل برای این کار آسان به نظر رسد، اما با کمی بررسی و جستجو متوجه می‌شوید که انجام آن بسیار سخت‌تر از تصورات اولیه است و شاید در این مرحله به فکر کمک گرفتن از سامانه‌های پرداخت بیافتید و به بررسی آن‌ها پردازید. اگر این کار را انجام دهید متوجه می‌شوید بسیاری از اپلیکیشن‌ها و سامانه‌های مدیریت پرداخت و قبوض هنوز راهکاری برای مدیریت قبوض شرکت ارائه نکرده‌اند.

در این بین اما تیم قبضینو اقدام به طراحی و پیاده‌سازی سامانه‌ای کرده است که مدیران می‌توانند قبوض شرکت یا مجموعه خود را به صورت یکپارچه مدیریت نمایند.

شاید بگویید استفاده از این سامانه یک هزینه اضافی بر دوش شرکت خواهد بود، اما بیاید قبل از قضاوت زود هنگام و حذف این گزینه نگاهی به هزینه‌های استفاده از این پنل بیاندازیم.

باز هم سراغ مثال خودمان می‌رویم، شرکتی با 2000 قبض خدماتی! چنین شرکتی اگر بخواهد برای مدیریت قبوض خود از پنل سازمانی قبضینو استفاده نماید می‌بایست ماهانه 2 میلیون تومان هزینه نماید و این یعنی سالانه 24 میلیون تومان که در صورتی که شرکت اشتراک را به صورت یکساله خریداری نماید مشمول تخفیف هم خواهد شد.

شاید این عدد در نگاه اول زیاد به نظر برسد اما روی دیگر سکه زمانی است که مدیران بدانند با استفاده از این پنل قادر به انجام کارهای زیر خواهند بود:

• کاهش هزینه نیروی انسانی دخیل در مدیریت قبوض شرکت تا 10% میزان فعلی
• مدیریت یکپارچه و هوشمند قبوض
• دریافت جزئیات کامل قبوض از جمله مالیات بر ارزش افزوده در فایل اکسل
• دریافت قبض المثنی به صورت گروهی
• دسترسی آسان به گزارش‌ها
• مدیریت دسترسی
• استعلام خودکار قبوض

با در نظر گرفتن مثال بالا و یک محاسبه ساده مشخص خواهد شد با استفاده از پنل سازمانی قبضینو چه میزان صرفه‌جویی در هزینه‌های شرکت صورت خواهد گرفت:

• کاهش حداقل 50 درصدی هزینه نیروی انسانی دخیل در مدیریت قبوض شرکت که برای مثال ما رقمی در حدود 55 میلیون تومان در سال خواهد بود
• بازگرداندن مالیات بر ارزش افزوده قبوض به حساب شرکت که برای مثال بیان شده حداقل عددی حدود 36 میلیون تومان در سال خواهد بود

هزینه استفاده از پنل سازمانی قبضینو برای مدیریت 2000 برای یکسال 24 میلیون تومان است. بنابراین سودی که شرکت‌ها با استفاده از پنل سازمانی قبضینو در طی یک سال به دست خواهند آورد مطابق زیر خواهد بود:

شاید باورش سخت باشد که در کنار آسان‌تر شدن کار، بتوان هزینه‌ها را هم کاهش داد اما پنل سازمانی قبضینو این امکان را برای مشتریان خود فراهم آورده است و در نظر دارد تا امکانات بیشتری را در اختیار کاربران سازمانی خود قرار دهد.

مخاطبان قبضینو سازمانی

• شرکت‌ها، سازمان‌ها و ادارات
• فروشگاه‌ها و رستوران‌های زنجیره‌ای
• بانک‌ها و مؤسسات مالی
• دانشگاه‌ها و مدارس
• بیمارستان‌ها
• مجتمع‌های تجاری و مسکونی
• و تمامی شخصیت‌های حقیقی و حقوقی که می‌بایست قبوض خدماتی فراوانی را مدیریت نمایند

جهت ثبت نام در پنل قبضینو سازمانی و کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به آدرس زیر مراجعه کنید.

https://ghabzino.com/organization